Omdat VoIP nog een relatief nieuwe technologie is, is er een grote verscheidenheid aan prijzen, mogelijkheden, en serviceniveaus. Uitzoeken hoe je het enorme aanbod van aanbieders kunt vergelijken kan overweldigend zijn.
In deze gids delen we de belangrijkste dingen waar je op moet letten bij het kiezen van een VoIP aanbieder. Door onze gids te volgen, weet je welke vragen je moet stellen en hoe je het veld kunt verkleinen tot de keuze die het beste bij je bedrijf past.
Voor je begint met het evalueren van VoIP telefoon providers, raden we je aan eerst goed te begrijpen waar je bedrijf staat, wat je doelen zijn, en wat je van een telefoonsysteem verwacht.
Begin met je huidige telefoonsysteem eens goed te bekijken en bepaal het volgende:
– Vraag je af wat het huidige systeem goed doet en waar het tekortschiet.
– Vraag feedback van medewerkers om uit te vinden wat hun voornaamste frustraties zijn.
– Heb je alleen een telefoonsysteem nodig? Wil je geavanceerde functies zoals video, conferencing, chat, tekstberichten, en desktop integratie? Wil je een oplossing die integreert met je bedrijfssysteem?
Wil je mobiele functionaliteit?
Je systeem moet met je mee kunnen groeien en je de functies bieden die je nodig hebt om naadloos te communiceren met zowel je klanten als je team.
Zoek daarom naar telefoonsystemen die niet alleen aan je huidige behoeften voldoen, maar die ook aan je eisen zullen voldoen als je bedrijf verandert en evolueert.
VoIP type
Hoewel alle VoIP (Voice over Internet Protocol) systemen het Internet gebruiken voor inkomende en uitgaande gesprekken, zullen sommige bedrijven alle apparatuur voor je hosten, terwijl andere vereisen dat je alle hardware koopt en onderbrengt.
Veel bedrijven, vooral kleine en middelgrote bedrijven, kiezen voor gehoste VoIP, wat betekent dat de aanbieder verantwoordelijk is voor alle benodigde hardware en software op zijn locatie. Er zijn aanzienlijke kostenvoordelen aan deze configuratie omdat de leveranciers verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en de instandhouding van de apparatuur.
De andere optie is een on-premises VoIP oplossing. In deze opzet lever en onderhoud je zelf alle apparatuur. Hoewel deze configuratie je meer controle geeft, is ze ook duurder en vereist ze meer technische expertise voor opstelling en onderhoud.
Tip: https://www.belfabriek.nl/voip-telefooncentrale
Kosten
Hoewel de prijs niet je nummer één overweging zou moeten zijn, is hij toch belangrijk. Je moet tenslotte niet meer betalen dan nodig is!
Een hosted VoIP oplossing kost beduidend minder dan on-premise VoIP. Er is echter nog steeds een grote variatie in tarieven tussen aanbieders van hosted VoIP. Het is een slim idee om rond te shoppen en de mogelijkheden te vergelijken. Een budget in gedachten hebben voor je aan het vergelijkingsproces begint helpt ook.
Sommige bedrijven bieden gratis training en ondersteuning zonder contractverplichtingen, terwijl andere alles à la carte aanrekenen. Om er zeker van te zijn dat je appels met appels vergelijkt, moet je elke prijs en toeslag vooraf kennen.
Flexibiliteit
Als je je systeem moet aanpassen, hoe moeilijk is dat? Kun je veranderingen on the fly aanbrengen, of moet je voor elk wissewasje een technicus inhuren? Als flexibiliteit belangrijk voor je is, zorg dan dat je een VoIP provider kiest die een app of online portal heeft waar je veranderingen kunt aanbrengen wanneer het je bedrijf uitkomt.
Beveiliging
Als je een hosted VoIP oplossing kiest, dan zorgt de provider voor alle beveiliging. Dit kan beangstigend zijn, vooral als je in een industrie zit waar het beschermen van gegevens en vertrouwelijkheid van klanten van cruciaal belang is. Vraag zeker welke beveiligingsprotocollen er zijn, ook hoe ze gegevens versleutelen om er zeker van te zijn dat je informatie veilig is.
De beste dingen om op te letten bij het kiezen van een VoIP telefoonprovider
Een inbreuk op de beveiliging kan niet alleen gegevens van klanten compromitteren, maar ook malware of virussen op je systemen installeren die een ravage kunnen aanrichten in je activiteiten.
Functies
De meeste VoIP oplossingen worden geleverd met standaard functies zoals een auto-attendant, conferentiebruggen, voicemail-naar-email, gespreksopname, analyses, automatische gespreksdistributie, wachtmuziek, enz. Het is echter de moeite waard om na te gaan welke functies inbegrepen zijn, welke extra kosten, en of je in de toekomst moet betalen voor het uitrollen van nieuwe functies.
Als er nieuwe functies beschikbaar komen, is het ook een goed idee uit te zoeken of je er automatisch toegang toe krijgt of dat je nieuwe hardware of software moet aanschaffen om er gebruik van te kunnen maken.
Tip: Text to Speech spraakbot
Schaalbaarheid
Als je van plan bent je bedrijf uit te breiden met nieuwe medewerkers of locaties, dan wil je een VoIP leverancier die schaalbaarheid eenvoudig en ongecompliceerd maakt. Zorg ervoor dat je een enkel systeem kunt gebruiken voor meerdere gebruikers en kantoren zonder extra kosten te moeten betalen.
De meeste VoIP aanbieders maken schalen eenvoudig, maar het kan zijn dat je extra moet betalen, afhankelijk van hoe je tarieven zijn opgebouwd. Om verrassingen te voorkomen, leer je vooraf hoe de tarieven zijn opgebouwd.
Mobiliteit
In de huidige wereld van verspreide teams, externe medewerkers, en 24/7 operaties, is het van cruciaal belang dat je onderweg toegang hebt tot je telefoonsysteem. Het maakt het werk van je team gemakkelijker, en het verhoogt ook de klantervaring.
Ga na of de VoIP leveranciers die je evalueert een mobiele app hebben, en welke functies bij de app horen. Het is niet ongewoon dat de mobiele app een beperkte functionaliteit biedt, dus als toegang tot je hele systeem vanuit een app van vitaal belang is voor je operaties, kies dan een aanbieder die die functie biedt.
Controleer ook of je op je mobiele toestel kunt bellen terwijl je nog steeds je bedrijfsnummer gebruikt. Iedereen die zijn mobiele toestel gebruikt voor communicatie met klanten moet je bedrijf kunnen vertegenwoordigen, zodat je reputatie van professionaliteit behouden blijft.
En tenslotte, als de VoIP aanbieder een mobiele app heeft, kijk dan of die compatibel is met het besturingssysteem van je smartphone. Als je bijvoorbeeld Apple telefoons in je organisatie hebt, dan moet de app werken op iOS toestellen.
Bedrijfscontinuïteit / Redundantie
Als de stroom uitvalt of een beschadigde kabel je internettoegang afsnijdt, hoe zal je bedrijfscommunicatie dan blijven functioneren? Zoek VoIP telefoonaanbieders die automatische overschakelingen naar externe nummers hebben.
Een oplossing waarmee je toegang hebt tot een mobiel toestel en nummers kunt doorschakelen naar een verbonden smartphone is ook een onmisbare functie. Het laatste wat je wilt is dat je bedrijf gierend tot stilstand komt als de stroom uitvalt.
Om zeker te zijn dat er geen (of zeer beperkte) stroomstoringen zijn, helpt het om te vragen in hoeveel datacentra hun oplossing is ondergebracht en welke mate van redundantie ze bieden.
Klantentevredenheid
Elke VoIP leverancier kan je een gelikte demo geven en alle beloften doen die je wilt horen. Maar het echte bewijs vind je in de recensies van gebruikers. We moedigen je aan recensies te lezen op software en tech sites om de voor- en nadelen van elke aanbieder te leren kennen.
Je kunt ook om referenties vragen, waardoor je met bedrijven kunt spreken die even groot zijn of in dezelfde bedrijfstak werkzaam zijn. Kennis nemen van hun ervaring kan je helpen in de goede richting te sturen.